Politicas de Privacidad

POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

I. GLOSARIO
● Aceptación de Términos: Consentimiento de los usuarios para quedar vinculados jurídicamente por las condiciones estipuladas en el presente documento.
● Capacidad Legal: Requisito que indica que el usuario debe tener plena aptitud jurídica según la ley colombiana para aceptar contratos y compromisos legales.
● Carrito de Compras: Se refiere a un elemento dentro de la Página Web que recoge los Productos seleccionados por el cliente. Desde el Carrito de la Compra el cliente puede visualizar el contenido de su compra y modificar o eliminar el número de unidades de tu pedido.
● Condiciones Adicionales: Términos específicos que pueden aplicarse a ciertos servicios ofrecidos en establecimientos físicos o virtuales, los cuales complementan los términos generales.
● Consentimiento: Manifestación de voluntad del usuario para aceptar las reglas de operación, políticas y procedimientos definidos por la empresa.
● Cuenta del Cliente: Perfil personal de cada cliente contenido en la Página Web. Cada Cliente deberá ingresar la información necesaria para operar dicho perfil y realizar compras en línea. El Cliente será el responsable de la seguridad de la Cuenta a través de la contraseña por él estipulada.
● Datos personales: Todos los datos e información que puedan asociarse o relacionarse con personas naturales o jurídicas determinadas.
● Derechos del Usuario: Garantías legales aplicables al usuario, tales como la protección de datos personales y las devoluciones conforme a las políticas de la empresa.
● La Empresa: Hace referencia a INVERSIONES VIA TROPICAL S.A.S., la cual es una sociedad comercial colombiana, legalmente constituida, identificada con NIT No. 900262186 – 1
● Establecimientos: Tiendas físicas o virtuales, pop-ups, stands y puntos de venta de minoristas o distribuidores gestionados por la empresa, así como sus plataformas de servicio al cliente.
● Garantía: Compromiso de la empresa de ofrecer servicios en condiciones de calidad e idoneidad, conforme a los estándares comerciales aplicables.
● Libertad de Modificación: Facultad de la empresa para actualizar o cambiar los Términos y Condiciones según su criterio, con notificación a los usuarios a través de sus plataformas.
● Página web: Plataforma virtual de la empresa donde se presentan y ofrecen sus productos o servicios. A través de esta, el usuario puede adquirirlos y realizar el pago utilizando las distintas opciones de pago disponibles.
● Política de Envíos y Devoluciones: Normativa que regula los procedimientos de despacho y cambios de productos adquiridos, accesible desde el sitio oficial de la empresa.
● Política de Privacidad: Documento asociado que detalla cómo se recopila, utiliza y protege la información personal de los usuarios, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.
● Precios: Valores expresados en pesos colombianos, sujetos a cambios según el criterio de la empresa, excluyendo costos de envío que deben ser aceptados por el usuario antes de la compra.
● Productos: Bienes ofrecidos por la empresa en sus diferentes establecimientos para que los usuarios los conozcan y adquieran.
● Promociones: Ofertas temporales en productos o servicios, reguladas por condiciones específicas publicadas en los establecimientos. Pueden incluir cupones, descuentos, eventos, etc.
● Relación Jurídica: Vínculo contractual entre el usuario y la empresa que se regula por los presentes Términos y Condiciones, el Código de Comercio y el Código Civil colombiano.
● Servicios: Productos ofrecidos en los establecimientos de la empresa y los servicios conexos a su compra, incluyendo venta de productos, envío al servicio al cliente, y eventos promocionales.
● Términos y Condiciones Generales: Conjunto de disposiciones que regulan la interacción entre los usuarios y la empresa en sus establecimientos físicos y virtuales.
● Titular de los Datos Personales: Usuarios o clientes de la empresa, a sus socios comerciales, comercios afiliados, proveedores, empleados, colaboradores, contratantes y a cualquier persona cuyos datos personales sean o vayan a ser tratados por la empresa
● Usuario(s) o Cliente(s): Quien adquiera o pretenda adquirir los productos o servicios de la empresa, así como quien transite física o virtualmente por sus establecimientos.

II. INTRODUCCIÓN
La presente política regula el tratamiento de los datos personales que recopila la empresa en sus establecimientos, y tiene como finalidad garantizar los derechos de los titulares de la información; publicar los mecanismos y procedimientos para hacer efectivos esos derechos; preguntas, quejas y reclamos, y; dar a conocer la finalidad de los datos personales dentro de la actividad comercial.

La empresa se compromete con la protección de la privacidad de los usuarios y de sus datos personales, a los cuales tenga acceso en el desarrollo de sus actividades mercantiles. Tales como datos de identificación (nombre, cédula, edad, género), de contacto (teléfono, correo electrónico, dirección), de preferencias de consumo, de información financiera, y otros datos relevantes para la operación mercantil.

III. APLICACIÓN DE LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD
La política se aplica con carácter general a los usuarios o clientes de la empresa, a sus socios comerciales, comercios afiliados, proveedores, empleados, colaboradores, contratantes y a cualquier persona cuyos datos personales sean o vayan a ser tratados por la empresa (en adelante el titular).

Al ingresar de manera física o virtual a alguno de los establecimientos de la empresa, al comprar alguno de sus productos y/o servicios o suscribir un contrato con la empresa, el titular expresa y otorga su consentimiento a la recolección, almacenamiento, administración, utilización, procesamiento, análisis, transferencia, transmisión, protección y supresión de sus datos personales, conforme se describe en esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos.

Al ingresar de manera física o virtual a alguno de los establecimientos de la empresa, al comprar alguno de sus productos y/o servicios o suscribir un contrato con la empresa, el titular expresa y otorga su consentimiento a la recolección, almacenamiento, administración, utilización, procesamiento, análisis, transferencia, transmisión, protección y supresión de sus datos personales, conforme se describe en esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos.

Esta Política se aplicará a todo el territorio de la República de Colombia, los empleados y, en lo que corresponda, por aquellos terceros con los que la empresa acuerde todo o parte de la realización de cualquier actividad relativa a, o relacionada con el Tratamiento de DATOS PERSONALES de los cuales la sociedad es responsable. Asimismo, se aplicará a terceras personas ya sean naturales o jurídicas, con quienes la sociedad suscriba cualquier tipo de contrato, con el fin personas conozcan sus obligaciones, finalidades y los esquemas de seguridad y confidencialidad que deben adoptar cuando realicen el Tratamiento por cuenta de la sociedad.

IV. CONTENIDO DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA
Para el desarrollo de sus actividades comerciales, LA EMPRESA recolecta la información de identificación personal, incluida pero no limitada a: 1) nombres y apellidos, 2) teléfono, 3) dirección, 4) correo electrónico, 5) fecha de nacimiento, 6) datos relacionados con el medio de pago, 7) información profesional, títulos y referencias tanto profesionales como personales, y otro tipo de información que permita identificar a los usuarios.

V. DATOS SENSIBLES
En el ejercicio de su objeto comercial LA EMPRESA puede recolectar y tratar datos sensibles, tales como, pero sin reducirse a: (1) Imágenes, fotografías y grabaciones de voz; (2) Datos que pueden implicar discriminación por su tratamiento, tales como información relativa a la filiación política, religiosa o filosófica. De igual forma, se podrán tratar otros datos sensibles relativos a salud, género y cualquier información cuyo tratamiento puede involucrar la discriminación de los TITULARES. En el último caso se informará a los TITULARES para que den un consentimiento independiente y libre sobre el Tratamiento de tales datos sensibles que son más delicados. Estos datos serán tratados con los estándares de seguridad más altos. El acceso limitado a los datos sensibles se incluye dentro de la seguridad de la privacidad de los mismos, por lo tanto, solo el personal con autorización podrá acceder a dicha información.

VI. TRATAMIENTO
Dando cumplimiento al Decreto 1377 de 2013, por medio de la cual se expone parcialmente la Ley 1581 de 2012, LA EMPRESA, en el curso de sus actividades mercantiles, recolectará, utilizará, administrará, almacenará, analizará, anonimizará, indexará, segmentará, realizará perfiles, compendiará, procesará, transmitirá, transferirá, efectuará verificación de los DATOS PERSONALES, realizará cobros y compartirá información con centrales de riesgos, en caso de que esto sea necesario y realizará diversas operaciones con los DATOS PERSONALES. En este orden, los DATOS PERSONALES TRATADOS por la sociedad estarán sometidos únicamente a las finalidades que se señalan a continuación o las que sean aceptadas por los TITULARES en el momento de la recolección de los DATOS PERSONALES.

VII. FINALIDAD
La recolección, almacenamiento, administración, utilización, procesamiento, análisis, transferencia, transmisión, protección y supresión de los DATOS PERSONALES tendrá las siguientes finalidades: (1) Ofrecer programas de fidelización para el consumidor final, promociones y descuentos; (2) Informar la existencia de nuevos productos y servicios, propios y de terceros; (3) Realizar perfiles de LOS TITULARES a partir de sus preferencias de consumo y de su comportamiento; (4) Enviar información sobre novedades, noticias y promociones propias y de terceros; (5) Enviar información sobre programas de CRM, propios y de terceros; (6) Precisar, analizar y optimizar los productos y servicios existentes y futuros, propios y de terceros; (7) exportar información sobre el recurso humano, riesgos crediticios y el control y prevención del lavado de activos; (8) Construir bases de datos segmentadas; (9) Realizar actividades de archivo, actualización, almacenamiento y procesamiento de información, sea por sí mismo o a través de terceros con quienes se contrate a tal efecto; (10) Promocionar y mercadear productos y servicios nuevos y existentes, propios y de terceros; (11) Indexar información y DATOS PERSONALES a partir del comportamiento de los titulares y sus preferencias de consumo; (12) Llevar a cabo análisis estadístico de los datos recolectados; (13) Para garantizar la efectividad y seguridad de las transacciones que se lleven a cabo en LA EMPRESA; (14) Para complementar la información y, en general, adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos presentadas por los usuarios y por terceros, y direccionarlas a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes; (15) Para enviar información y ofertas comerciales de servicios de LA EMPRESA, así como realizar actividades de mercadeo y/o comercialización de servicios que preste o que pudiera llegar a prestar u ofrecer; (16) Para elaborar estudios de mercado, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias del mercado, encuestas de satisfacción sobre los servicios prestados; (17) Para la transmisión de DATOS PERSONALES a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con el objeto de realizar y cumplir con el servicio ofrecido a través de LA EMPRESA para fines comerciales, administrativos y operativos; (18) Para gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables; (19) Para proceder a la facturación y cobro del servicio; (20) Para compartir los DATOS PERSONALES con empresas de servicios o empresas de “outsourcing” que contribuyan a mejorar o a facilitar las operaciones a través de LA EMPRESA, dentro de las que se incluyen, medios de pago, seguros o intermediarios de la gestión de pagos.
LA EMPRESA velará porque las políticas de los terceros tengan estándares similares a los de la presente Política, mediante la firma de acuerdos, convenios y/o contratos. EL TITULAR reconoce expresamente que la información comercial recolectada será utilizada para fines comerciales lo cual incluye el envío de información comercial y publicitaria relacionada con los productos y/o servicios que LA EMPRESA ofrece, lo cual podrá ejercerse a través de (a) correos electrónicos, (b) mensajes de texto (SMS) y/o (c) llamadas telefónicas (celulares o teléfonos fijos) o correspondencia física (volantes p mail).

VIII. DERECHOS DEL TITULAR
LA EMPRESA en relación con los DATOS PERSONALES recolectados de LOS TITULARES se compromete a proteger su privacidad y a garantizar sus derechos al habeas data para que los mismos puedan conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de los DATOS PERSONALES suyos que se administren. Por ello, informamos que LOS TITULARES, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, cuentan con los siguientes derechos: (1) Conocer, actualizar y rectificar sus DATOS PERSONALES frente a LA EMPRESA; (2) Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA en su condición de Responsable/encargado del Tratamiento; (3) Ser informado por LA EMPRESA, acerca de los usos o Tratamiento otorgado a los DATOS PERSONALES del TITULAR, previa consulta por parte de éste; (4) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante LA EMPRESA; (5) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, y; (6) Acceder en forma gratuita a sus DATOS PERSONALES que hayan sido objeto de tratamiento. Los titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o cualquier documento de identificación. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Asimismo, podrán ejercer los derechos del TITULAR todos los Legitimados presentando el documento respectivo.

IX. OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Para atender cualquier duda, consulta, queja, pregunta, reclamación o solicitud de cualquier tipo de información relacionada con sus DATOS PERSONALES, particularmente, para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato o revocar la autorización otorgada, EL TITULAR deberá contactarse con el oficial de protección de datos personales:
A. Información de Contacto: 313 8056328
B. Correo electrónico: info@ipanema.com.co

X. PROCEDIMIENTOS
Con el fin de que EL TITULAR pueda acceder a su información personal y ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de los DATOS PERSONALES que se administren, a continuación, le presentamos los procedimientos existentes y aplicables al tratamiento de su información personal:
A. CONSULTAS
De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del TITULAR que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, LA EMPRESA cuenta con mecanismos adecuados para que los titulares de la información ejerzan su derecho de consulta, suministrando a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del TITULAR. El derecho de consulta al que se hace referencia, así como los demás derechos cuyo procedimiento se explica a continuación, sólo podrán ser ejercidos por el TITULAR de la información o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse o su representante, previa acreditación de la representación. Las solicitudes de consulta serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
B. RECLAMOS
De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, EL TITULAR o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: El reclamo lo deberá presentar EL TITULAR o su representante, teniendo en cuenta lo señalado en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, en el o los formatos que para tal efecto propone el Responsable del Tratamiento de la Información. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del TITULAR, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos que mantiene LA EMPRESA una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
C. SUPRESIÓN
EL TITULAR tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a LA EMPRESA la supresión (eliminación) de sus DATOS PERSONALES cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012; que estos hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados o; se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por EL TITULAR en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por LA EMPRESA. No obstante, la empresa podrá negar el ejercicio del mismo cuando EL TITULAR tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos; la eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, a la investigación y persecución de delitos o a la actualización de sanciones administrativas o; Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del TITULAR; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por EL TITULAR.
D. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
Los titulares de los DATOS PERSONALES pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus DATOS PERSONALES en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. Para ello, LA EMPRESA, establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al TITULAR revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. Existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que LA EMPRESA deba dejar de tratar por completo los datos del TITULAR; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que EL TITULAR está de acuerdo. Por lo anterior, será necesario que EL TITULAR al momento de elevar la solicitud de revocatoria de consentimiento a LA EMPRESA indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento EL TITULAR no está conforme. Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre TITULAR y responsable por el cumplimiento de un contrato o por disposición legal no podrá ser revocado.

XI. TRANSFERENCIA DE DATOS
EL TITULAR autoriza expresamente a LA EMPRESA para compartir sus DATOS PERSONALES con sus aliados comerciales quienes desarrollarán y ejecutarán el servicio elegido por el usuario. Así mismo, autoriza a LA EMPRESA y a sus aliados comerciales para utilizar los DATOS PERSONALES suministrados en la gestión propia de LA EMPRESA y dentro de las alianzas comerciales que suscriba LA EMPRESA, para generar valores agregados. Por ello, autoriza a LA EMPRESA para conservarlos, actualizarlos, procesarlos, consultarlos y tratarlos en las formas establecidas en la presente Política.

XII. MENORES DE EDAD
Nuestros servicios sólo están disponibles para aquellas personas que tengan capacidad legal para contratar. Por lo tanto, aquellos que no cumplan con esta condición deberán abstenerse de suministrar información personal para ser incluida en nuestras bases de datos. LA EMPRESA no tratará datos sensibles de menores de edad, definidos éstos últimos por la Ley 1581 de 2012 como aquellos que afectan la intimidad del TITULAR o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición.

XIII. SEGURIDAD
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, LA EMPRESA adoptará las medidas técnicas, tecnológicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. LA EMPRESA mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

XIV. MODIFICACIONES
LA EMPRESA se reserva el derecho a modificar esta política en cualquier momento y sin previo aviso. Toda modificación entrará en vigencia y tendrá efectos frente a los terceros relacionados desde su publicación en el canal correspondiente.